KI-Agent für den Posteingang
Er liest die Nachrichten der Sammelpostfächer, ordnet sie ein, weist sie der richtigen Person zu und bereitet einen Antwortentwurf vor. Nichts geht ohne Prüfung raus.
Illustration mit Beispieldaten
Von allen gelesen, von niemandem bearbeitet.
- Sammelpostfächer mit Hunderten von Nachrichten, von allen gelesen und von niemandem bearbeitet.
- Das Sortieren der Post kostet mehrere Menschen die erste Stunde des Tages.
- Wichtige Nachrichten gehen zwischen Newslettern, Lieferanten und Benachrichtigungen verloren.
Zuerst verstehen wir, wie Sie arbeiten.
Jede Abteilung hat ihre Regeln, wer was beantwortet. Wir halten sie mit den Menschen fest, die heute die Post sortieren, bevor wir sie einem Agenten übergeben.
Welche Postfächer und Nachrichten
info@, auftrag@, buchhaltung@: was ankommt, in welchem Umfang, in welchen Sprachen.
Wer was beantwortet
Die Zuständigkeiten zwischen den Abteilungen, auch die ungeschriebenen.
Mit welchen Informationen
Standardantworten, Abläufe, Konditionen, Auftragsstatus im ERP.
Ein Beispiel: So arbeitet der Agent, in vier Schritten.
Jeder Agent entsteht aus Ihrem Prozess. Meist teilt sich die Arbeit so auf: Schritte, Prüfungen und Regeln unterscheiden sich von Unternehmen zu Unternehmen.
- 1
Liest
Jede Nachricht und ihre Anhänge, sobald sie eintrifft.
- 2
Ordnet ein
Er erkennt Art und Priorität der Anfrage: Reklamation, Auftrag, Rechnung, Information.
- 3
Weist zu
Er leitet sie an die richtige Person oder Abteilung weiter, mit einer Zusammenfassung in zwei Zeilen.
- 4
Entwirft
Er schreibt einen Antwortentwurf mit den Informationen des Unternehmens. Ein Mensch prüft und versendet ihn.
Wer antwortet, bleibt ein Mensch.
Der Agent sortiert und bereitet vor. Antworten an Kunden prüft und versendet die zuständige Person.
Bleibt bei den Menschen
- Antworten auf Reklamationen
- Nachrichten außerhalb der Regeln
- Den endgültigen Versand
Er arbeitet mit dem, was Sie schon nutzen.
Sie wechseln keine Werkzeuge, und Ihre Leute arbeiten weiter wie heute.
- Microsoft 365 und Outlook
- Gmail und Google Workspace
- Sammel- und zertifizierte Postfächer
- CRM
- ERP
- Ticketsysteme
Bevor Sie fragen.
Funktioniert das mit Outlook und Gmail?
Ja. Er wird an Microsoft 365, Google Workspace und IMAP-Postfächer angebunden, auch an Sammelpostfächer.
Kann er selbstständig antworten?
Nur bei den Anfragen, die Sie festlegen, etwa einer Eingangsbestätigung. Für alles andere bereitet er Entwürfe vor, die ein Mensch freigibt.
Liest er auch Anhänge?
Ja: PDFs, Dokumente, Tabellen und Bilder. Er entnimmt die Informationen, die der Empfänger braucht.
Verlässt unsere Post das Unternehmen?
Die Verarbeitung erfolgt in europäischen Umgebungen mit kontrollierten Zugriffen. Die Modelle werden nicht mit Ihren Nachrichten trainiert.
Weitere Beispiele.
Das sind die Fälle, die wir am häufigsten sehen, kein Katalog. Steht Ihr Prozess nicht hier, beginnen wir mit ihm.
- AuftragsabwicklungDer Agent liest den Auftrag, erkennt Kunde und Artikel, prüft Preise und Verfügbarkeit und erfasst ihn. Menschen sehen sich nur die Zweifelsfälle an.
- AngeboteDer Agent findet ähnliche frühere Angebote, schlägt Positionen und Preise vor und bereitet den Entwurf vor. Der Vertrieb prüft und unterschreibt.
- KundenserviceEin Assistent beantwortet Anfragen der ersten Ebene, auch per Sprache, mit den Informationen Ihres Unternehmens. Wenn ein Mensch gebraucht wird, übergibt er das Gespräch mit Zusammenfassung.
- Backoffice und VerwaltungDer Agent erfasst Belege, ordnet Zahlungen und Rechnungen zu und meldet nur die Abweichungen. Mahnungen gehen in dem Ton raus, den Sie festlegen.
- Protokolle und BerichteEine Sprachnachricht und ein paar Fotos genügen. Der Agent schreibt das Protokoll im Format Ihres Unternehmens und legt es dort ab, wo es hingehört.
- Ihr ProzessNicht auf dieser Liste? Das ist der häufigste Fall: Wir beginnen damit, wie Sie heute arbeiten.
Ihr Prozess steht nicht auf dieser Liste?
Das ist der häufigste Fall. Im ersten Gespräch erzählen Sie uns, wie Sie heute arbeiten: Wir sagen Ihnen, ob ein Agent sinnvoll ist, wo wir beginnen würden und was Sie für den Start brauchen. Auch wenn die Antwort nein lautet.
Die Produkte, die wir hier einsetzen
Wenn KI in Ihrem Fall nicht die richtige Antwort ist, sagen wir es Ihnen.
Ein Gespräch von 30 Minuten über einen Prozess, der Sie heute Zeit kostet. Wir sagen, was wir tun würden, und was nicht.
