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KI-Agent für Backoffice und Verwaltung

Er erfasst Rechnungen und Belege, gleicht Zahlungen und Eingänge ab und bereitet Mahnungen vor. Die Buchhaltung prüft nur die Abweichungen.

Gespräch buchenSo arbeiten wir
Eine Woche in der Buchhaltung: erfasste Belege, eine Abweichung zur Prüfung, Mahnungen zur Freigabe bereit.

Illustration mit Beispieldaten

Jede Woche Stunden, immer gleich.

  • Eingangsrechnungen, die jede Woche Zeile für Zeile von Hand erfasst werden.
  • Der Abgleich von Zahlungen und Rechnungen kostet Stunden zwischen Kontoauszug und ERP.
  • Mahnungen gehen zu spät oder gar nicht raus, weil niemand Zeit hat.

Zuerst verstehen wir, wie Sie arbeiten.

Jede Buchhaltung hat ihre Regeln, Fristen und ihren Steuerberater. Wir beginnen damit, wie Sie heute arbeiten, Beleg für Beleg.

  • Welche Belege eingehen

    E-Rechnungen, PDFs, Quittungen, Spesenbelege: über welche Kanäle und in welchem Umfang.

  • Wo sie erfasst werden

    ERP, Buchhaltungssoftware, mit dem Steuerberater geteilte Ordner.

  • Wer heute prüft

    Regeln, Ausnahmen und Fristen, die die Buchhaltung auswendig kennt.

Ein Beispiel: So arbeitet der Agent, in vier Schritten.

Jeder Agent entsteht aus Ihrem Prozess. Meist teilt sich die Arbeit so auf: Schritte, Prüfungen und Regeln unterscheiden sich von Unternehmen zu Unternehmen.

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    Liest

    Eingehende Rechnungen und Belege, auch als PDF oder Foto.

  2. 2

    Ordnet zu

    Er verknüpft Zahlungen, Rechnungen und Aufträge und findet die Abweichungen.

  3. 3

    Erfasst

    Er schreibt ins ERP, was stimmt. Was nicht stimmt, kommt mit Begründung in eine Prüfliste.

  4. 4

    Mahnt

    Er bereitet Mahnungen in dem Ton vor, den Sie festlegen. Sie gehen nach Ihrer Freigabe raus.

Die Entscheidungen bleiben in der Buchhaltung.

Der Agent übernimmt Erfassung und Abgleich. Die Menschen in der Buchhaltung sehen nur, was eine Entscheidung braucht.

Bleibt bei den Menschen

  • Abweichungen und Beanstandungen
  • Die Beziehung zu Lieferanten und Kunden
  • Die Freigabe der Mahnungen

Er arbeitet mit dem, was Sie schon nutzen.

Sie wechseln keine Werkzeuge, und Ihre Leute arbeiten weiter wie heute.

  • ERP und Buchhaltung
  • Elektronische Rechnungen
  • Kontoauszüge
  • E-Mail und zertifizierte E-Mail
  • Freigegebene Ordner
  • Tabellen

Bevor Sie fragen.

Funktioniert das mit elektronischen Rechnungen?

Ja. Der Agent liest XML-Dateien und angehängte PDFs und erfasst sie im ERP oder in der Buchhaltungssoftware, die Sie nutzen.

Funktioniert das mit unserem Steuerberater?

Ja. Er kann die Unterlagen in dem Format vorbereiten, das die Kanzlei braucht, und dort ablegen, wo sie sie sucht.

Und wenn er etwas falsch erfasst?

Unter der von Ihnen festgelegten Sicherheitsschwelle wird nichts ohne Bestätigung erfasst. Jeder Schritt wird protokolliert.

Wo landen die Buchhaltungsdaten?

Sie bleiben in Ihren Systemen. Die Verarbeitung erfolgt in europäischen Umgebungen, und die Modelle werden nicht mit Ihren Daten trainiert.

Weitere Beispiele.

Das sind die Fälle, die wir am häufigsten sehen, kein Katalog. Steht Ihr Prozess nicht hier, beginnen wir mit ihm.

Ihr Prozess steht nicht auf dieser Liste?

Das ist der häufigste Fall. Im ersten Gespräch erzählen Sie uns, wie Sie heute arbeiten: Wir sagen Ihnen, ob ein Agent sinnvoll ist, wo wir beginnen würden und was Sie für den Start brauchen. Auch wenn die Antwort nein lautet.

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Die Produkte, die wir hier einsetzen

Wenn KI in Ihrem Fall nicht die richtige Antwort ist, sagen wir es Ihnen.

Ein Gespräch von 30 Minuten über einen Prozess, der Sie heute Zeit kostet. Wir sagen, was wir tun würden, und was nicht.

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