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Agente AI per il back-office amministrativo

Registra fatture e documenti, abbina pagamenti e incassi, prepara i solleciti. L'amministrazione controlla solo le differenze.

Prenota una callCome lavoriamo
La settimana in amministrazione: i documenti registrati, una differenza da guardare, i solleciti pronti da approvare.

Illustrazione con dati di esempio

Ore ogni settimana, sempre uguali.

  • Fatture passive da registrare a mano, riga per riga, ogni settimana.
  • Riconciliare pagamenti e fatture richiede ore di confronto tra estratti conto e gestionale.
  • I solleciti partono in ritardo, o non partono, perché nessuno ha tempo.

Prima capiamo come lavori tu.

Ogni amministrazione ha le sue regole, le sue scadenze e il suo commercialista. Partiamo da come lavorate oggi, documento per documento.

  • Quali documenti arrivano

    Fatture elettroniche, PDF, ricevute, note spese: da quali canali e in che volumi.

  • Dove vanno registrati

    Gestionale, software di contabilità, cartelle condivise con lo studio.

  • Chi controlla oggi

    Regole, eccezioni e scadenze che l'amministrazione conosce a memoria.

Un esempio: come lavora l'agente, in quattro passaggi.

Ogni agente nasce dal tuo processo. Di solito il lavoro si divide così: passaggi, controlli e regole cambiano da azienda ad azienda.

  1. 1

    Legge

    Fatture e documenti in arrivo, anche in PDF o fotografati.

  2. 2

    Abbina

    Collega pagamenti, fatture e ordini, e trova le differenze.

  3. 3

    Registra

    Scrive nel gestionale quello che torna. Mette in coda quello che non torna, con il motivo.

  4. 4

    Sollecita

    Prepara i solleciti con il tono che decidi tu. Partono dopo la tua approvazione.

Le decisioni restano all'amministrazione.

L'agente fa il lavoro di registrazione e confronto. Chi lavora in amministrazione vede solo quello che richiede una decisione.

Restano alle persone

  • Le differenze e le contestazioni
  • I rapporti con fornitori e clienti
  • L'approvazione dei solleciti

Si collega a quello che usi già.

Non cambi strumenti, e chi lavora con te continua a farlo come fa oggi.

  • Gestionale e contabilità
  • Fatturazione elettronica
  • Estratti conto
  • Email e PEC
  • Cartelle condivise
  • Fogli di calcolo

Prima che tu ce lo chieda.

Funziona con la fatturazione elettronica?

Sì. L'agente legge i file XML e i PDF allegati e li registra nel gestionale o nel software di contabilità che usi.

Lavora anche con il nostro commercialista?

Sì. Può preparare i documenti nel formato che serve allo studio e archiviarli dove lo studio li cerca.

E se registra qualcosa di sbagliato?

Sotto la soglia di sicurezza che decidi tu, nulla viene registrato senza una conferma. Ogni passaggio resta tracciato.

Dove finiscono i dati contabili?

Restano nei tuoi sistemi. L'elaborazione avviene in ambienti europei e i modelli non si addestrano sui tuoi dati.

Altri esempi.

Sono i casi che vediamo più spesso, non un catalogo. Se il tuo processo non è qui, partiamo da quello.

Il tuo processo non è in questa lista?

È il caso più frequente. Nella prima call ci racconti come lavori oggi: ti diciamo se un agente ha senso, da dove partiremmo e cosa serve per iniziare. Anche quando la risposta è no.

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