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Agente AI per la gestione degli ordini

Legge gli ordini che arrivano da email, PDF e WhatsApp, li controlla e li scrive nel gestionale. Le persone guardano solo i casi dubbi.

Prenota una callCome lavoriamo
Un ordine arriva per email. Due minuti dopo è nel gestionale, e una persona guarda solo la riga che non torna.

Illustrazione con dati di esempio

Il problema non è l'ordine. È ricopiarlo.

  • Gli ordini arrivano in cinque formati diversi e qualcuno li ricopia a mano, riga per riga.
  • Un codice sbagliato si scopre in magazzino, quando la merce è già partita.
  • Nei giorni di picco l'ufficio vendite non fa altro, e i clienti nuovi aspettano.

Prima capiamo come lavori tu.

Ogni azienda gestisce gli ordini a modo suo. Nelle prime settimane lavoriamo in azienda con chi oggi li registra, perché le regole vere non sono scritte da nessuna parte. L'agente si adatta al tuo processo, non il contrario.

  • Da dove arrivano

    Email, PDF, portali, WhatsApp, telefono. E in che proporzione.

  • Chi li controlla oggi

    Quali eccezioni conosce a memoria, e quali clienti hanno condizioni particolari.

  • Dove devono finire

    Quale gestionale usi e cosa deve succedere dopo la registrazione.

Un esempio: quattro passaggi per ogni ordine.

Ogni agente nasce dal tuo processo. Di solito il lavoro si divide così: passaggi, controlli e regole cambiano da azienda ad azienda.

  1. 1

    Legge

    Email, PDF, Excel, foto e messaggi WhatsApp. Estrae cliente, righe, quantità e date, anche dagli ordini scritti a mano.

  2. 2

    Controlla

    Confronta codici, prezzi e condizioni con il gestionale. Se qualcosa non torna lo segnala, invece di indovinare.

  3. 3

    Registra

    Scrive l'ordine nel gestionale e manda al cliente la conferma con i tempi di consegna reali.

  4. 4

    Impara

    Ogni correzione delle persone diventa una regola. Dopo qualche settimana i casi dubbi sono sempre meno.

Le eccezioni, i clienti, le decisioni restano alle persone.

L'agente prende il lavoro ripetitivo. Una coda di revisione mostra solo gli ordini da guardare, con il motivo scritto in chiaro.

Tra il 60 e il 70% del tempo di lavoro va in attività che le tecnologie di oggi possono automatizzare.1

  1. McKinsey, The economic potential of generative AI, 2023

Si collega a quello che usi già.

Non cambi strumenti, e chi lavora con te continua a farlo come fa oggi.

  • Gestionali ed ERP
  • Email e caselle condivise
  • PDF ed Excel
  • WhatsApp Business
  • Portali clienti
  • Cartelle condivise
  • CRM

Prima che tu ce lo chieda.

Devo cambiare gestionale?

No. L'agente scrive nel gestionale che usi già, attraverso le sue integrazioni, il database o, quando serve, i file di scambio che il gestionale accetta.

E se l'agente sbaglia?

Ogni ordine ha un livello di sicurezza. Sotto la soglia che decidi tu, l'ordine va in una coda di revisione e lo conferma una persona. Le correzioni diventano regole per i casi successivi.

Quanto costa?

Dipende dai volumi, dai formati in arrivo e dai sistemi da collegare. Lo stimiamo dopo aver visto il processo, prima di chiederti di firmare qualcosa.

Serve un team tecnico interno?

No. Ci occupiamo noi di sviluppo, collegamenti e manutenzione. Dal tuo lato serve chi conosce il processo, per qualche ora nelle prime settimane.

Dove finiscono i dati degli ordini?

Restano nei tuoi sistemi. L'agente li elabora in ambienti europei e i modelli non si addestrano sui tuoi documenti.

Altri esempi.

Sono i casi che vediamo più spesso, non un catalogo. Se il tuo processo non è qui, partiamo da quello.

Il tuo processo non è in questa lista?

È il caso più frequente. Nella prima call ci racconti come lavori oggi: ti diciamo se un agente ha senso, da dove partiremmo e cosa serve per iniziare. Anche quando la risposta è no.

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