Agente AI per verbali e report
Una nota vocale e qualche foto diventano un verbale nel formato della tua azienda, archiviato dove deve stare.
Illustrazione con dati di esempio
Il verbale si scrive la sera, a mano.
- Sopralluoghi, riunioni e interventi finiscono in appunti che qualcuno trascrive la sera.
- Ogni tecnico scrive a modo suo: i report non si confrontano e non si ritrovano.
- Le informazioni arrivano in ufficio giorni dopo, quando servivano subito.
Prima capiamo come lavori tu.
Ogni azienda ha i suoi modelli, le sue sigle e i suoi obblighi verso clienti ed enti. Li raccogliamo con i tecnici prima di scrivere il primo verbale.
Cosa va documentato
Sopralluoghi, interventi tecnici, riunioni, collaudi: con quali informazioni obbligatorie.
In che formato
I modelli che usate oggi, le firme, gli allegati richiesti da clienti ed enti.
Dove va archiviato
Gestionale, commessa, cartella del cliente, CRM.
Un esempio: come lavora l'agente, in quattro passaggi.
Ogni agente nasce dal tuo processo. Di solito il lavoro si divide così: passaggi, controlli e regole cambiano da azienda ad azienda.
- 1
Ascolta
Una nota vocale, anche dal cantiere, e le foto scattate sul posto.
- 2
Scrive
Il verbale nel formato dell'azienda: presenti, attività, problemi e prossimi passi.
- 3
Controlla
Segnala le informazioni mancanti prima di chiudere il documento.
- 4
Archivia
Salva il verbale nella commessa giusta e lo manda a chi deve leggerlo.
Il tecnico controlla e firma.
L'agente toglie la trascrizione, non la responsabilità. Il verbale lo rilegge e lo approva chi era sul posto.
Restano alle persone
- Le valutazioni tecniche
- La firma del verbale
- Le comunicazioni delicate con il cliente
Si collega a quello che usi già.
Non cambi strumenti, e chi lavora con te continua a farlo come fa oggi.
- Smartphone e WhatsApp
- Gestionale e commesse
- Cartelle condivise
- CRM
- Modelli Word e PDF
Prima che tu ce lo chieda.
Funziona anche dove la connessione è debole?
La nota si registra comunque e parte appena c'è campo. Il verbale arriva quando il file è stato inviato.
Capisce il gergo tecnico?
Sì: nelle prime settimane gli diamo i termini, le sigle e i nomi che usate in azienda.
Chi firma il verbale?
Il tecnico. L'agente prepara il documento, la persona lo rilegge e lo approva.
Dove finiscono le registrazioni?
Nei tuoi sistemi, per il tempo che decidi tu. L'elaborazione avviene in ambienti europei.
Altri esempi.
Sono i casi che vediamo più spesso, non un catalogo. Se il tuo processo non è qui, partiamo da quello.
- Gestione ordiniL'agente legge l'ordine, riconosce cliente e articoli, controlla prezzi e disponibilità e lo registra. Le persone guardano solo i casi dubbi.
- PreventiviL'agente trova i preventivi simili già fatti, propone voci e prezzi e prepara la bozza. Chi vende la rivede e la firma.
- Assistenza clientiUn assistente risponde al primo livello, anche a voce, con le informazioni della tua azienda. Quando serve una persona, le passa la chiamata con il riepilogo.
- Back-office amministrativoL'agente registra i documenti, abbina pagamenti e fatture e segnala solo le differenze. I solleciti partono con il tono che decidi tu.
- Gestione della corrispondenzaL'agente classifica ogni messaggio, lo assegna alla persona giusta e prepara una bozza di risposta. Niente parte senza una revisione.
- Il tuo processoNon è in questo elenco? È il caso più frequente: partiamo da come lavori oggi.
Il tuo processo non è in questa lista?
È il caso più frequente. Nella prima call ci racconti come lavori oggi: ti diciamo se un agente ha senso, da dove partiremmo e cosa serve per iniziare. Anche quando la risposta è no.
I prodotti che usiamo qui
Se l'AI non è la risposta giusta per il tuo caso, te lo diciamo.
Una call di 30 minuti su un processo che oggi ti costa tempo. Ti diciamo cosa faremmo, e cosa no.
