KI-Agent für Protokolle und Berichte
Eine Sprachnachricht und ein paar Fotos werden zu einem Protokoll im Format Ihres Unternehmens, abgelegt, wo es hingehört.
Illustration mit Beispieldaten
Das Protokoll entsteht abends, von Hand.
- Ortstermine, Besprechungen und Einsätze enden als Notizen, die abends jemand abtippt.
- Jeder Techniker schreibt anders: Berichte lassen sich nicht vergleichen und nicht wiederfinden.
- Die Informationen erreichen das Büro Tage später, obwohl sie sofort gebraucht wurden.
Zuerst verstehen wir, wie Sie arbeiten.
Jedes Unternehmen hat seine Vorlagen, Abkürzungen und Pflichten gegenüber Kunden und Behörden. Wir sammeln sie mit den Technikern, bevor das erste Protokoll entsteht.
Was dokumentiert werden muss
Ortstermine, technische Einsätze, Besprechungen, Abnahmen: mit welchen Pflichtangaben.
In welchem Format
Die Vorlagen, die Sie heute nutzen, Unterschriften, von Kunden und Behörden verlangte Anlagen.
Wo abgelegt wird
ERP, Projektordner, Kundenordner, CRM.
Ein Beispiel: So arbeitet der Agent, in vier Schritten.
Jeder Agent entsteht aus Ihrem Prozess. Meist teilt sich die Arbeit so auf: Schritte, Prüfungen und Regeln unterscheiden sich von Unternehmen zu Unternehmen.
- 1
Hört zu
Eine Sprachnachricht, auch von der Baustelle, und die vor Ort gemachten Fotos.
- 2
Schreibt
Das Protokoll im Format des Unternehmens: Anwesende, Tätigkeiten, Probleme und nächste Schritte.
- 3
Prüft
Er meldet fehlende Angaben, bevor das Dokument abgeschlossen wird.
- 4
Legt ab
Er speichert das Protokoll im richtigen Projekt und schickt es an alle, die es lesen müssen.
Der Techniker prüft und unterschreibt.
Der Agent nimmt das Abtippen ab, nicht die Verantwortung. Das Protokoll liest und gibt frei, wer vor Ort war.
Bleibt bei den Menschen
- Technische Bewertungen
- Die Unterschrift unter dem Protokoll
- Heikle Kommunikation mit dem Kunden
Er arbeitet mit dem, was Sie schon nutzen.
Sie wechseln keine Werkzeuge, und Ihre Leute arbeiten weiter wie heute.
- Smartphone und WhatsApp
- ERP und Projektverwaltung
- Freigegebene Ordner
- CRM
- Word- und PDF-Vorlagen
Bevor Sie fragen.
Funktioniert das auch bei schwachem Empfang?
Die Nachricht wird trotzdem aufgenommen und gesendet, sobald Empfang da ist. Das Protokoll kommt, wenn die Datei übertragen ist.
Versteht er Fachbegriffe?
Ja: In den ersten Wochen geben wir ihm die Begriffe, Abkürzungen und Namen, die Sie verwenden.
Wer unterschreibt das Protokoll?
Der Techniker. Der Agent bereitet das Dokument vor, der Mensch liest und gibt es frei.
Wo landen die Aufnahmen?
In Ihren Systemen, so lange Sie es festlegen. Die Verarbeitung erfolgt in europäischen Umgebungen.
Weitere Beispiele.
Das sind die Fälle, die wir am häufigsten sehen, kein Katalog. Steht Ihr Prozess nicht hier, beginnen wir mit ihm.
- AuftragsabwicklungDer Agent liest den Auftrag, erkennt Kunde und Artikel, prüft Preise und Verfügbarkeit und erfasst ihn. Menschen sehen sich nur die Zweifelsfälle an.
- AngeboteDer Agent findet ähnliche frühere Angebote, schlägt Positionen und Preise vor und bereitet den Entwurf vor. Der Vertrieb prüft und unterschreibt.
- KundenserviceEin Assistent beantwortet Anfragen der ersten Ebene, auch per Sprache, mit den Informationen Ihres Unternehmens. Wenn ein Mensch gebraucht wird, übergibt er das Gespräch mit Zusammenfassung.
- Backoffice und VerwaltungDer Agent erfasst Belege, ordnet Zahlungen und Rechnungen zu und meldet nur die Abweichungen. Mahnungen gehen in dem Ton raus, den Sie festlegen.
- E-Mail-BearbeitungDer Agent ordnet jede Nachricht ein, weist sie der richtigen Person zu und bereitet einen Antwortentwurf vor. Nichts geht ohne Prüfung raus.
- Ihr ProzessNicht auf dieser Liste? Das ist der häufigste Fall: Wir beginnen damit, wie Sie heute arbeiten.
Ihr Prozess steht nicht auf dieser Liste?
Das ist der häufigste Fall. Im ersten Gespräch erzählen Sie uns, wie Sie heute arbeiten: Wir sagen Ihnen, ob ein Agent sinnvoll ist, wo wir beginnen würden und was Sie für den Start brauchen. Auch wenn die Antwort nein lautet.
Die Produkte, die wir hier einsetzen
Wenn KI in Ihrem Fall nicht die richtige Antwort ist, sagen wir es Ihnen.
Ein Gespräch von 30 Minuten über einen Prozess, der Sie heute Zeit kostet. Wir sagen, was wir tun würden, und was nicht.
