KI-Agent für die Auftragsabwicklung
Er liest die Aufträge, die per E-Mail, PDF und WhatsApp eingehen, prüft sie und erfasst sie im ERP. Menschen sehen sich nur die Zweifelsfälle an.
Illustration mit Beispieldaten
Das Problem ist nicht der Auftrag. Es ist das Abtippen.
- Aufträge kommen in fünf verschiedenen Formaten, und jemand tippt sie Zeile für Zeile ab.
- Eine falsche Artikelnummer fällt erst im Lager auf, wenn die Ware schon unterwegs ist.
- An Spitzentagen macht der Vertriebsinnendienst nichts anderes, und neue Kunden warten.
Zuerst verstehen wir, wie Sie arbeiten.
Jedes Unternehmen wickelt Aufträge auf seine Weise ab. In den ersten Wochen arbeiten wir vor Ort mit den Menschen, die sie heute erfassen, denn die echten Regeln stehen nirgends geschrieben. Der Agent passt sich Ihrem Prozess an, nicht umgekehrt.
Woher sie kommen
E-Mail, PDF, Portale, WhatsApp, Telefon. Und in welchem Verhältnis.
Wer sie heute prüft
Welche Ausnahmen man auswendig kennt und welche Kunden Sonderkonditionen haben.
Wo sie landen müssen
Welches ERP Sie nutzen und was nach der Erfassung passieren muss.
Ein Beispiel: vier Schritte für jeden Auftrag.
Jeder Agent entsteht aus Ihrem Prozess. Meist teilt sich die Arbeit so auf: Schritte, Prüfungen und Regeln unterscheiden sich von Unternehmen zu Unternehmen.
- 1
Liest
E-Mails, PDFs, Excel, Fotos und WhatsApp-Nachrichten. Er erkennt Kunde, Positionen, Mengen und Termine, auch bei handschriftlichen Aufträgen.
- 2
Prüft
Er gleicht Artikelnummern, Preise und Konditionen mit dem ERP ab. Stimmt etwas nicht, meldet er es, statt zu raten.
- 3
Erfasst
Er schreibt den Auftrag ins ERP und schickt dem Kunden die Bestätigung mit realen Lieferzeiten.
- 4
Lernt
Jede Korrektur der Mitarbeitenden wird zur Regel. Nach einigen Wochen gibt es immer weniger Zweifelsfälle.
Ausnahmen, Kunden und Entscheidungen bleiben bei den Menschen.
Der Agent übernimmt die Routinearbeit. Eine Prüfliste zeigt nur die Aufträge, die angesehen werden müssen, mit dem Grund in klaren Worten.
Zwischen 60 und 70 % der Arbeitszeit fließen in Tätigkeiten, die heutige Technologien automatisieren können.1
- McKinsey, The economic potential of generative AI, 2023
Er arbeitet mit dem, was Sie schon nutzen.
Sie wechseln keine Werkzeuge, und Ihre Leute arbeiten weiter wie heute.
- ERP- und Warenwirtschaftssysteme
- E-Mail und Sammelpostfächer
- PDF und Excel
- WhatsApp Business
- Kundenportale
- Freigegebene Ordner
- CRM
Bevor Sie fragen.
Müssen wir unser ERP wechseln?
Nein. Der Agent schreibt in das ERP, das Sie bereits nutzen: über dessen Schnittstellen, die Datenbank oder, wenn nötig, die Austauschdateien, die es akzeptiert.
Und wenn der Agent einen Fehler macht?
Jeder Auftrag hat ein Konfidenzniveau. Unter der von Ihnen festgelegten Schwelle geht der Auftrag in eine Prüfliste und ein Mensch bestätigt ihn. Korrekturen werden zu Regeln für die nächsten Fälle.
Was kostet das?
Das hängt von Volumen, Eingangsformaten und den anzubindenden Systemen ab. Wir schätzen es, nachdem wir den Prozess gesehen haben, bevor Sie etwas unterschreiben.
Brauchen wir ein internes Technikteam?
Nein. Entwicklung, Anbindungen und Wartung übernehmen wir. Auf Ihrer Seite braucht es jemanden, der den Prozess kennt, für einige Stunden in den ersten Wochen.
Wo landen die Auftragsdaten?
Sie bleiben in Ihren Systemen. Der Agent verarbeitet sie in europäischen Umgebungen, und die Modelle werden nicht mit Ihren Dokumenten trainiert.
Weitere Beispiele.
Das sind die Fälle, die wir am häufigsten sehen, kein Katalog. Steht Ihr Prozess nicht hier, beginnen wir mit ihm.
- AngeboteDer Agent findet ähnliche frühere Angebote, schlägt Positionen und Preise vor und bereitet den Entwurf vor. Der Vertrieb prüft und unterschreibt.
- KundenserviceEin Assistent beantwortet Anfragen der ersten Ebene, auch per Sprache, mit den Informationen Ihres Unternehmens. Wenn ein Mensch gebraucht wird, übergibt er das Gespräch mit Zusammenfassung.
- Backoffice und VerwaltungDer Agent erfasst Belege, ordnet Zahlungen und Rechnungen zu und meldet nur die Abweichungen. Mahnungen gehen in dem Ton raus, den Sie festlegen.
- E-Mail-BearbeitungDer Agent ordnet jede Nachricht ein, weist sie der richtigen Person zu und bereitet einen Antwortentwurf vor. Nichts geht ohne Prüfung raus.
- Protokolle und BerichteEine Sprachnachricht und ein paar Fotos genügen. Der Agent schreibt das Protokoll im Format Ihres Unternehmens und legt es dort ab, wo es hingehört.
- Ihr ProzessNicht auf dieser Liste? Das ist der häufigste Fall: Wir beginnen damit, wie Sie heute arbeiten.
Ihr Prozess steht nicht auf dieser Liste?
Das ist der häufigste Fall. Im ersten Gespräch erzählen Sie uns, wie Sie heute arbeiten: Wir sagen Ihnen, ob ein Agent sinnvoll ist, wo wir beginnen würden und was Sie für den Start brauchen. Auch wenn die Antwort nein lautet.
Die Produkte, die wir hier einsetzen
Wenn KI in Ihrem Fall nicht die richtige Antwort ist, sagen wir es Ihnen.
Ein Gespräch von 30 Minuten über einen Prozess, der Sie heute Zeit kostet. Wir sagen, was wir tun würden, und was nicht.
