Agente AI per la posta in arrivo
Legge i messaggi delle caselle condivise, li classifica, li assegna alla persona giusta e prepara una bozza di risposta. Niente parte senza una revisione.
Illustrazione con dati di esempio
Letta da tutti, gestita da nessuno.
- Caselle condivise con centinaia di messaggi, letti da tutti e gestiti da nessuno.
- Smistare la posta occupa la prima ora della giornata di più persone.
- I messaggi importanti si perdono tra newsletter, fornitori e notifiche.
Prima capiamo come lavori tu.
Ogni reparto ha le sue regole su chi risponde a cosa. Le mettiamo in fila con le persone che oggi smistano la posta, prima di affidarle a un agente.
Quali caselle e quali messaggi
info@, ordini@, amministrazione@: cosa arriva, in che volumi, in che lingue.
Chi risponde a cosa
Le regole di assegnazione tra reparti, anche quelle che nessuno ha scritto.
Con quali informazioni
Risposte tipo, procedure, condizioni, stato degli ordini nel gestionale.
Un esempio: come lavora l'agente, in quattro passaggi.
Ogni agente nasce dal tuo processo. Di solito il lavoro si divide così: passaggi, controlli e regole cambiano da azienda ad azienda.
- 1
Legge
Ogni messaggio e i suoi allegati, appena arriva.
- 2
Classifica
Riconosce tipo di richiesta e priorità: reclamo, ordine, fattura, informazione.
- 3
Assegna
Lo manda alla persona o al reparto giusto, con un riassunto in due righe.
- 4
Prepara
Scrive una bozza di risposta con le informazioni dell'azienda. La persona la rivede e la invia.
Chi risponde resta una persona.
L'agente smista e prepara. Le risposte ai clienti le rivede e le invia chi ne è responsabile.
Restano alle persone
- Le risposte ai reclami
- I messaggi fuori dalle regole
- L'invio finale
Si collega a quello che usi già.
Non cambi strumenti, e chi lavora con te continua a farlo come fa oggi.
- Microsoft 365 e Outlook
- Gmail e Google Workspace
- Caselle condivise e PEC
- CRM
- Gestionale
- Sistemi di ticketing
Prima che tu ce lo chieda.
Funziona con Outlook e Gmail?
Sì. Si collega a Microsoft 365, Google Workspace e alle caselle IMAP, comprese quelle condivise.
Può rispondere da solo?
Solo per le richieste che decidi tu, come una conferma di ricezione. Per il resto prepara bozze che una persona approva.
Legge anche gli allegati?
Sì: PDF, documenti, fogli di calcolo e immagini. Estrae le informazioni che servono a chi riceve il messaggio.
La posta esce dall'azienda?
L'elaborazione avviene in ambienti europei, con accessi controllati. I modelli non si addestrano sui tuoi messaggi.
Altri esempi.
Sono i casi che vediamo più spesso, non un catalogo. Se il tuo processo non è qui, partiamo da quello.
- Gestione ordiniL'agente legge l'ordine, riconosce cliente e articoli, controlla prezzi e disponibilità e lo registra. Le persone guardano solo i casi dubbi.
- PreventiviL'agente trova i preventivi simili già fatti, propone voci e prezzi e prepara la bozza. Chi vende la rivede e la firma.
- Assistenza clientiUn assistente risponde al primo livello, anche a voce, con le informazioni della tua azienda. Quando serve una persona, le passa la chiamata con il riepilogo.
- Back-office amministrativoL'agente registra i documenti, abbina pagamenti e fatture e segnala solo le differenze. I solleciti partono con il tono che decidi tu.
- Verbali e reportBastano una nota vocale e qualche foto. L'agente scrive il verbale nel formato dell'azienda e lo archivia dove deve stare.
- Il tuo processoNon è in questo elenco? È il caso più frequente: partiamo da come lavori oggi.
Il tuo processo non è in questa lista?
È il caso più frequente. Nella prima call ci racconti come lavori oggi: ti diciamo se un agente ha senso, da dove partiremmo e cosa serve per iniziare. Anche quando la risposta è no.
I prodotti che usiamo qui
Se l'AI non è la risposta giusta per il tuo caso, te lo diciamo.
Una call di 30 minuti su un processo che oggi ti costa tempo. Ti diciamo cosa faremmo, e cosa no.
