Usare ChatGPT, Claude o Gemini in azienda è lecito nella maggior parte dei casi. Gli obblighi scattano quando il risultato esce verso l'esterno, quando riguarda persone, o quando il sistema decide al posto di qualcuno. Sotto trovate dodici usi reali con il verdetto e la ragione: la maggior parte è permessa, alcuni richiedono un avviso, due sono vietati.
Il criterio che tiene insieme tutto: il regolamento non guarda allo strumento ma all'uso. Lo stesso assistente è libero in un contesto e ad alto rischio in un altro. Le quattro classi di rischio sono spiegate nella guida all'AI Act per le PMI.
Permesso senza adempimenti particolari
Riassumere documenti e verbali interni
Nessun obbligo oltre all'alfabetizzazione del personale prevista dall'articolo 4. Il risultato resta interno e non riguarda decisioni su persone.
Scrivere bozze di email e testi commerciali
Permesso. Se il testo finale viene rivisto da una persona e pubblicato come contenuto aziendale, non è un contenuto sintetico ai sensi dell'articolo 50: è un testo aziendale scritto con un aiuto.
Tradurre documentazione
Permesso. Vale la stessa logica.
Scrivere e correggere codice
Permesso. Attenzione semmai ai contratti di licenza del fornitore, che è tutt'altra normativa.
Analizzare dati aggregati e anonimi
Permesso, e fuori anche dal GDPR se i dati sono davvero anonimi.
Permesso con obblighi di trasparenza
Chatbot sul sito che risponde ai clienti
Serve un avviso chiaro, visibile prima che la conversazione cominci. L'utente deve sapere di parlare con un sistema automatico. Una riga nelle condizioni d'uso non soddisfa l'obbligo.
Obbligo in vigore dal 2 agosto 2026, sanzioni fino a 15 milioni o al 3 per cento del fatturato.
Immagini o video generati per la comunicazione
Vanno etichettati come contenuti generati o manipolati artificialmente. Vale per i social, per il sito, per le campagne.
La marcatura tecnica leggibile dalle macchine, per i sistemi già sul mercato al 2 agosto 2026, diventa obbligatoria dal 2 dicembre 2026.
Assistente vocale che gestisce le chiamate
Stesso obbligo del chatbot, e va assolto all'inizio della telefonata. Chi chiama deve capire subito con cosa sta parlando.
Analisi del sentiment sulle recensioni dei clienti
Permesso con avviso se produce decisioni che toccano le persone. Il divieto sul riconoscimento delle emozioni riguarda il posto di lavoro e le scuole, non i clienti.
Alto rischio: permesso, ma con obblighi pesanti dal 2027
Selezione automatica dei curriculum
Ricade nell'allegato III. Obblighi dal 2 dicembre 2027, ma il lavoro di conformità richiede almeno dodici mesi: valutazione dei rischi, documentazione, sorveglianza umana strutturata, informazione ai candidati.
Nel frattempo restano in vigore gli obblighi del GDPR, articolo 22 compreso, sul diritto a non essere sottoposti a decisioni puramente automatizzate.
Valutazione del merito creditizio dei clienti
Stessa categoria, stesse scadenze.
Assegnazione di turni o valutazione delle prestazioni dei dipendenti
Allegato III, gestione dei lavoratori. Qui si somma la normativa giuslavoristica italiana, che ha regole proprie sul controllo a distanza.
Vietato, senza eccezioni
Analizzare le emozioni dei dipendenti
Un software che misura l'ingaggio dal tono di voce degli operatori, o l'attenzione dall'espressione facciale, viola l'articolo 5. In vigore dal 2 febbraio 2025.
Il consenso del lavoratore non rende lecita la pratica. Non esiste una versione ammessa con l'autorizzazione dell'interessato. Gli altri divieti e le sanzioni collegate sono in pratiche vietate e sanzioni.
Da tenere presente anche la Legge 132/2025 (in vigore dal 10 ottobre 2025), il cui articolo 11 introduce obblighi informativi specifici verso i lavoratori quando l'AI viene impiegata in ambito lavorativo, rafforzando il quadro già previsto dal regolamento europeo.
Restano permessi gli usi per motivi medici o di sicurezza, per esempio rilevare la sonnolenza di chi guida un mezzo.
Costruire profili dei clienti che producono trattamenti sfavorevoli in contesti scollegati
Se un punteggio interno basato su dati raccolti per uno scopo produce svantaggi in un ambito diverso, si avvicina al punteggio sociale vietato dall'articolo 5. È un confine sottile e vale la pena farlo valutare.
Il quadro in una tabella
| Uso | Verdetto | Obbligo |
|---|---|---|
| Riassunti e verbali interni | permesso | formazione del personale |
| Bozze di testi commerciali | permesso | nessuno |
| Traduzioni | permesso | nessuno |
| Scrittura di codice | permesso | nessuno |
| Chatbot verso i clienti | permesso | avviso chiaro |
| Contenuti visivi generati | permesso | etichettatura |
| Assistente vocale | permesso | avviso a inizio chiamata |
| Selezione curriculum | alto rischio | conformità entro il 2 dicembre 2027 |
| Merito creditizio | alto rischio | conformità entro il 2 dicembre 2027 |
| Valutazione dei dipendenti | alto rischio | conformità entro il 2 dicembre 2027 |
| Emozioni dei dipendenti | vietato | dal 2 febbraio 2025 |
| Punteggio sociale dei clienti | vietato | dal 2 febbraio 2025 |
Le due cose da fare questa settimana
Guardate il chatbot, se ce l'avete. L'avviso c'è, ed è visibile prima che l'utente scriva? È l'adempimento più rapido e quello con l'esposizione più immediata.
Chiedete al fornitore del gestionale quali funzioni di AI sono attive. Quasi nessuna azienda lo sa, e le funzioni di analisi emotiva dentro i software per le risorse umane sono più diffuse di quanto si immagini. Se ne trovate una attiva, si spegne subito: quel divieto è in vigore da oltre un anno.
Per i passaggi successivi in ordine, usate la checklist di conformità in sette passaggi.
Fonti
- Regolamento (UE) 2024/1689, articoli 4, 5, 26, 50, 99 e allegato III
- Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), articolo 22
- Digital Omnibus, in vigore dal 27 luglio 2026
- Commissione europea, linee guida sulle pratiche vietate
- EUR-Lex, testo integrale del regolamento
Ultimo aggiornamento: 25 agosto 2026. Il quadro non sostituisce una valutazione legale sul caso concreto.